[1]최소정보 수집

 ▣개인정보를 수집하는 경우 업무처리 목적에 필요한 최소한의 정보만 수집하고 그 목적에 맞는 용도로만 활용(개인정보 보호법 제16조)

☞ 학사업무와 무관한 학부모의 직업, 학력 등 개인정보를 과도하게 수집하는 사례(☞개인정보 최소수집 위반)

[2]이메일 발송 유의

 ▣이메일을 이용하여 개인정보가 포함된 파일을 전송할 경우 파일 수신자(개인·단체) 및 파일 암호설정 여부 반드시 확인

☞ 개인정보취급자가 개인정보가 포함된 파일을 이메일을 통하여 다수의 사용자에게 무분별하게 발송하는 사례(☞개인정보 유출)

[3]홈페이지 게시, 메신저 이용 주의

 ▣홈페이지 파일(한글, PDF 등) 탑재, 강당·벽면·교내 게시판에 자료 공지 시 개인정보 포함여부 확인

- 개인정보처리자는 정보주체의 사생활 침해를 최소화하는 방법으로 최소한의 개인정보를 이용하여 처리(개인정보 보호법 제3조)

☞ 반 편성 정보를 알리는 과정에서 다수에게 공개되지 않아도 될 성적 등 개인정보가 포함된 자료를 강당 벽면에 게시(☞개인정보 유출)

 ▣홈페이지 게시판 첨부파일 탑재 시 엑셀문서 탑재 지양

☞ 엑셀의 다양한 기능으로 개인정보가 없음을 육안으로 확인했음에도 개인정보가 발견되는 경우가 교육기관에 매우 많음(☞개인정보 유출)

 ▣상호간에 실시간 정보공유가 가능한 기관 메신저 등을 이용하여 업무정보를 주고받는 경우 개인정보 탑재 지양

☞ 메신저를 통해 직원이 다수 학생에게 공지사항을 안내하며 파일(개인정보 포함) 공유 시 회수 불가(☞개인정보 유출)

[4]제3자 제공 개인정보 보호법 준수

 ▣기 수집한 개인정보를 수집한 목적內로 제3자*에게 제공하거나 목적外**로 제3자에게 이용 또는 제공할 경우 개인정보 보호법 준수

- 개인정보를 제공받는 자에게 이용 목적, 이용 방법, 그 밖에 필요한 사항 제한하거나 개인정보 안전성확보 조치 요청 및 확인·점검

- 별도 동의 및 범죄 수사를 제외한 제3자 제공시 관보 또는 인터넷 등 게재

☞ 학사업무를 위해 수집한 학생의 개인정보를 홍보·마케팅 등을 위해 개인정보 수집 목적과 초과하여 이용하거나 제3자에게 제공하는 사례(☞개인정보 제3자 제공 위반)

* 정보주체와 정보주체에 관한 개인정보를 수집·보유하고 있는 개인정보처리자를 제외한 모든 자

** 정보주체 별도 동의, 타 법률에 규정, 국제협정, 법원 재판업무 수행, 범죄 수사 등